La présente politique de confidentialité est administrée conjointement par Élite BMW (« Élite », « nous », « notre » ou « nos ») et D2C Média (« D2C »). Nos deux entreprises s'engagent fermement à préserver la vie privée et à sécuriser l'ensemble des renseignements personnels qui leur sont confiés.
Élite BMW exerce ses activités en Ontario, tandis que D2C Média, établie au Québec, fournit à Élite BMW diverses prestations marketing, créatives, numériques et services associés.
Ce document décrit la façon dont nous recueillons, exploitons, divulguons, conservons, protégeons et traitons vos données personnelles à travers l'ensemble des activités d'Élite BMW (concession, plateformes Web, services en ligne, démarches publicitaires, transactions de vente ou location, entretien et pièces, ainsi que l'ensemble des communications associées).
Cette politique vise à se conformer aux lois canadiennes relatives à la protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (le cas échéant), ainsi qu'avec le cadre réglementaire et législatif en vigueur en Ontario.
Selon la nature de nos échanges et services, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :
Nom, prénom, adresse postale, numéros de téléphone et adresse courriel
Date de naissance et pièces d'identité nécessaires
Données relatives au permis de conduire et à l'immatriculation du véhicule
Numéro d'identification du véhicule (NIV), historique et détails de propriété
Renseignements liés aux achats, locations, échanges et rendez-vous d'entretien
Informations relatives au crédit et au financement (lorsque requis)
Données bancaires, de paiement et de facturation
Historique des communications et correspondances
Calendrier des rendez-vous et historique des interventions de service
Données soumises par le biais de formulaires en ligne, clavardage, sondages ou autres outils numériques
Préférences concernant les véhicules, offres, produits et communications
Informations collectées via les fichiers témoins (cookies), technologies d'analyse et outils similaires
Données relatives à l'utilisation des produits et services connectés BMW (si autorisé)
Tout autre renseignement raisonnablement requis pour l'exécution de nos services ou la gestion de nos affaires
Sauf nécessité absolue pour un objectif précis, autorisation légale ou consentement explicite, nous évitons la collecte de renseignements personnels de nature sensible.
Vos renseignements personnels peuvent être recueillis :
Directement auprès de vous lors d'un contact, d'une visite en concession, de la transmission d'un formulaire, de la réservation d'un service, de l'achat/location d'un véhicule ou de toute autre interaction
Par l'entremise de votre représentant dûment autorisé
Auprès de BMW Canada Inc., Services Financiers BMW Canada et d'autres entités affiliées du Groupe BMW
Auprès d'organismes d'évaluation du crédit et d'institutions financières pour les dossiers de financement ou de location
Par des prestataires de services tiers travaillant pour notre compte
Via nos plateformes numériques, applications, fichiers témoins et technologies d'analyse
Auprès de sources publiques lorsque la législation le permet
Lorsqu'une collecte s'effectue auprès d'un tiers, nous veillons à ce que cette démarche soit conforme aux lois en vigueur.
Nous exploitons vos renseignements personnels exclusivement à des fins légitimes et définies, notamment pour :
Gérer l'achat, la location, la prise en échange et la livraison de véhicules
Traiter les demandes de financement et de location
Mettre en place des contrats d'assurance, de garantie ou de protection
Assurer la maintenance, les réparations, la gestion des rappels et autres interventions sur votre véhicule
Gérer les commandes de pièces d'origine et d'accessoires
Vous transmettre des informations relatives à votre véhicule, vos rendez-vous, transactions, garanties et rappels
Répondre à vos demandes et questions
Offrir un service d'assistance à la clientèle efficace
Maintenir et développer nos relations commerciales
Organiser des événements, concours, sondages et programmes de fidélité
Diffuser de l'information sur les produits et offres BMW (sous réserve de votre consentement)
Optimiser nos services, nos sites Web et la qualité de l'expérience client
Assurer la sécurité de nos réseaux, systèmes d'information et sites Web
Prévenir et détecter les fraudes ou activités illicites
Répondre à nos exigences comptables, fiscales, juridiques et réglementaires
Préserver nos droits, biens et intérêts commerciaux
Réaliser des analyses opérationnelles et des études statistiques au moyen de données agrégées ou anonymisées
Aucune nouvelle utilisation de vos données sensiblement différente des objectifs initiaux ne sera effectuée sans l'obtention préalable de votre accord, conformément aux lois.
Élite BMW et D2C Média recueillent votre consentement conformément aux lois applicables sur la protection de la vie privée.
Le consentement peut être formalisé de différentes manières :
Par écrit (contrats, formulaires papier ou numériques signés)
Par voie électronique (cases à cocher, formulaires en ligne)
De manière verbale (en concession ou par téléphone)
Par tout autre moyen clair permettant d'expliquer les fins de la collecte
Lorsque la loi exige un consentement explicite, celui-ci sera préalablement obtenu. Pour les données indispensables à l'exécution d'une transaction ou d'un service demandé, le consentement peut être implicite lorsque la situation le justifie raisonnablement.
Vous pouvez retirer votre consentement à certains traitements à tout moment, sous réserve des contraintes légales ou contractuelles. Un tel retrait pourrait toutefois restreindre notre capacité à vous fournir certains services.
En vertu de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), Élite BMW et D2C Média obtiennent un consentement exprès avant de vous faire parvenir des messages électroniques commerciaux (courriels promotionnels, SMS).
Chaque communication commerciale indique clairement l'identité de l'expéditeur et comporte un lien d'annulation simple.
Vous pouvez révoquer votre accord à tout moment :
En utilisant le lien de désabonnement présent dans nos courriels
En répondant « ARRÊT » aux messages SMS éligibles
En écrivant directement à : https://www.elitebmw.com/contacteznous.html
Le retrait des communications marketing ne s'applique pas aux messages administratifs ou transactionnels nécessaires (confirmations de rendez-vous, avis de rappels, notifications de service, etc.).
Nos plateformes en ligne utilisent des fichiers témoins (cookies), pixels espions, balises et journaux système afin d'assurer le bon fonctionnement du site, de mesurer l'audience et, le cas échéant, de personnaliser les publicités.
Les informations collectées incluent notamment :
L'adresse IP
Le type de navigateur et le modèle d'appareil
Les pages consultées et la durée des visites
Le site d'origine (référent)
Les habitudes de navigation sur nos pages
L'historique des visites précédentes sur notre site
Nous collaborons avec des partenaires tiers (plateformes d'analyse et de régies publicitaires) pour évaluer l'utilisation du site et diffuser des annonces ciblées.
Spécificité pour le Québec : Conformément à la législation québécoise, les technologies de suivi non essentielles (pixels publicitaires et d'analyse permettant l'identification, le profilage ou la géolocalisation) sont désactivées par défaut pour les utilisateurs situés au Québec. Elles ne s'activeront qu'après l'obtention d'un consentement explicite via notre bandeau de gestion des témoins. Vous pouvez modifier vos préférences en tout temps dans nos Paramètres de confidentialité.
Élite BMW peut transmettre certains renseignements personnels à BMW Canada Inc., Services Financiers BMW Canada ainsi qu'aux autres entités et concessionnaires agréés du Groupe BMW, lorsque cela est raisonnablement nécessaire et autorisé.
Ce transfert concerne notamment :
Le traitement des dossiers de vente et de location
La gestion du financement et des crédits
L'administration des garanties et du service après-vente
Les communications liées à la sécurité et aux rappels
Les programmes clients et le fonctionnement de BMW ConnectedDrive
Le soutien technique et la relation client
La prévention des fraudes et le respect des normes d'entreprise
Ces entités traitent vos informations selon leurs propres politiques de confidentialité.
Dans ce partenariat, Élite BMW demeure l'organisation principale responsable du traitement de vos données personnelles. D2C Média agit en qualité de prestataire de services autorisé pour la gestion des services numériques, Web, technologiques et marketing. À ce titre, D2C Média n'accède aux informations que dans le strict cadre de ses obligations contractuelles et dans le respect de la législation sur la vie privée.
Nous pouvons mandater des entreprises tiers pour exécuter certaines fonctions en notre nom, notamment :
L'hébergement Web et la gestion des infrastructures informatiques
Les outils de gestion de la relation client (CRM)
La diffusion de campagnes marketing et de communications
Les modules de prise de rendez-vous en ligne
Les services de traitement des paiements
L'analyse statistique et la gestion des données
La réalisation de sondages auprès de la clientèle
Les services de sécurité, d'audit, juridiques et comptables
Ces tiers n'ont accès aux renseignements que pour les fins strictes de leur mandat et sont tenus à des règles rigoureuses de confidentialité et de sécurité.
Les renseignements personnels collectés en Ontario peuvent être transférés, stockés ou traités au Québec (notamment par D2C Média), dans d'autres provinces canadiennes ou à l'étranger (notamment aux États-Unis et au sein de l'Union européenne) par le Groupe BMW ou nos sous-traitants. Lorsque des données sont conservées hors de votre province ou du territoire canadien, elles sont soumises aux lois locales applicables, ce qui peut autoriser l'accès aux autorités judiciaires ou gouvernementales étrangères conformément aux dispositions légales locales.
Vos données peuvent également être communiquées :
Lorsque la loi, un tribunal ou une autorité de réglementation l'exige
Aux forces de l'ordre ou organismes gouvernementaux sur réquisition légale
À nos conseillers professionnels (avocats, auditeurs)
Dans le cadre d'une restructuration, fusion, vente ou transfert d'actifs d'entreprise
Pour défendre nos droits légaux et notre sécurité
Avec votre autorisation préalable
Nous ne vendons aucune donnée personnelle à des tiers à des fins commerciales indépendantes.
Si vous nous communiquez votre numéro de cellulaire et acceptez de recevoir des SMS, nous utiliserons ce canal pour vos rappels de rendez-vous, confirmations de service ou offres promotionnelles (si vous y avez consenti).
Les numéros de téléphone et enregistrements de consentement SMS ne seront jamais vendus ni partagés avec des tiers à des fins marketing indépendantes.
Élite BMW et D2C Média ne conservent vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins établies, à la prestation des services, à la tenue des dossiers d'affaires et au respect des exigences fiscales et légales.
| Catégorie de dossiers | Durée générale de conservation |
|---|---|
| Ventes, locations, échanges et concession | Au moins 6 ans (ou plus en cas de litige, d'audit ou d'obligation légale). |
| Dossiers financiers, comptables et fiscaux | Au moins 6 ans suivant la fin de l'année d'imposition concernée. |
| Entretien, réparations et garanties | Au moins 6 ans (ou plus pour répondre aux suivis de garanties/rappels). |
| Relations clients et demandes d'information | Jusqu'à 24 mois après le dernier contact significatif. |
| Consentements marketing et préférences | Conservés tant que nécessaire pour justifier du respect de vos choix. |
| Données Web et d'analyse | Selon les paramètres des systèmes et les besoins opérationnels, puis anonymisées/supprimées. |
Dès que la conservation de vos renseignements personnels n'est plus requise, Élite BMW et D2C Média procèdent à leur destruction sécurisée ou à leur anonymisation irréversible.
Les méthodes employées comprennent :
Le déchiquetage sécurisé des documents physiques
La suppression définitive des fichiers électroniques et bases de données
Le nettoyage sécurisé des supports informatiques et matériels
L'exigence de protocoles de destruction équivalents chez nos sous-traitants
Nous appliquons des mesures de protection administratives, techniques et physiques proportionnées à la sensibilité des données.
Mesures administratives : Politiques internes de confidentialité, formations du personnel, accès restreint sur la base du besoin de savoir, engagements de confidentialité des employés et protocoles de gestion des incidents.
Mesures techniques : Authentification par mot de passe, contrôle strict des accès, chiffrement des données approprié, pare-feu, surveillance des réseaux, sauvegardes régulières et mises à jour de sécurité.
Mesures physiques : Locaux sécurisés, classeurs sous clé pour les dossiers papier et gestion contrôlée des accès aux équipements informatiques.
En cas d'incident de sécurité touchant vos données, nous appliquerons les procédures prévues par la loi, y compris les notifications obligatoires le cas échéant.
Nous nous efforçons de maintenir des données exactes, complètes et à jour. Vous êtes invité à nous informer de tout changement concernant vos renseignements personnels pour nous permettre de corriger nos dossiers.
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander à consulter les données personnelles que nous détenons à votre sujet et obtenir des détails sur leur utilisation.
Pour traiter votre demande, une preuve d'identité pourra vous être demandée.
Vos demandes doivent être transmises à :
Responsable de la protection de la vie privée
Élite BMW
1040 Ogilvie
Ottawa (ON) K1J 8G9
a/s du Responsable de la protection de la vie privée
D2C Média Inc. - Prestataire de services techniques
1215, rue Smith
Montréal (QC) H3C 0M4
Nous répondrons à vos demandes d'accès ou de modification dans les délais fixés par la législation.
Vous pouvez nous contacter pour limiter certaines utilisations de vos données. Notez toutefois que la transmission de certaines informations reste obligatoire pour finaliser une transaction, obtenir un financement, réaliser des réparations ou appliquer des garanties. Un refus de fournir ces informations essentielles pourrait nous empêcher de répondre à votre demande.
Pour toute question, préoccupation ou réclamation liée à la gestion de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées ci-dessus.
Chaque plainte sera analysée avec soin. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser au commissaire ou à l'autorité de protection de la vie privée compétente.
Nos sites peuvent contenir des hyperliens vers des plateformes externes. Élite BMW et D2C Média ne contrôlent pas ces sites et ne peuvent être tenues responsables de leurs pratiques de confidentialité. Nous vous invitons à consulter leurs politiques respectives.
Nous nous réservons le droit d'adapter cette politique selon l'évolution de nos pratiques, des technologies ou des exigences légales. La version révisée sera publiée sur nos sites Web avec sa date de mise à jour.
Cette politique conjointe respecte les lois en vigueur dans nos territoires d'exploitation.
Les activités d'Élite BMW en Ontario relèvent des lois provinciales et de la LPRPDE au niveau fédéral.
Pour le Québec, les dispositions de la législation québécoise sur la protection des renseignements personnels s'appliquent pleinement dès lors que des données y sont recueillies ou traitées.
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